Teambildung, Schulung, Wartung und Evaluierung

Aufbau eines Studententeams

Bei der Einrichtung eines Studententeams für die Arbeit mit einer Gesundheitsabteilung gibt es zahlreiche logistische Überlegungen. Studententeams wurden in zentralen Büros des Gesundheitsministeriums oder an Universitäten eingerichtet, die eng mit dem Gesundheitsamt zusammenarbeiten, um die Studenten in Routinetätigkeiten zu integrieren. Ein Hauptansprechpartner oder ein Koordinator sollte im Gesundheitsamt und an den Partneruniversitäten benannt werden. Diese Rollen sind von entscheidender Bedeutung, um den Prozess der Teamgründung, die fortlaufende Identifizierung interessierter Schüler sowie die tägliche Verwaltung und Wartung eines Teams zu erleichtern.

Studenten sollten in bezahlte Positionen eingestellt werden. Dies stellt sicher, dass die Schüler in die Arbeit investiert werden, erhöht die Zuverlässigkeit und Bindung der Teammitglieder und dient dazu, die Schüler in die routinemäßigen Aktivitäten der Gesundheitsabteilung zu integrieren. Die Einstellungsmechanismen variieren je nach Gerichtsbarkeit. FoodCORE-Zentren haben Studenten eingestellt als:

  • Temporäres Personal der Gesundheitsabteilung
  • Teilzeitbeschäftigte oder durch Job-Sharing einer Vollzeitstelle
  • Bezahlte Praktikanten
  • Vertragsangestellte mit Universitäten oder anderen Gruppen

Wenn mehrere Einstellungsoptionen verfügbar sind, ist die Auswahl der flexibelsten Option im Allgemeinen am besten geeignet, um ein Studententeam aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Um die Einstellungsbemühungen zu rationalisieren, sollte das Personal frühzeitig eingestellt werden, um bestimmte Einstellungsmechanismen und -anforderungen festzulegen.

Unabhängig vom Mechanismus erhalten die Studenten einen Stundenlohn für ihre Aktivitäten im Gesundheitsamt. Die speziell für Studententeams bereitgestellten FoodCORE-Mittel variieren je nach Zentrum und hängen von einer Reihe von Faktoren ab, einschließlich der Anzahl der Studenten. Die durchschnittliche Finanzierung für Studentenpositionen beträgt 50.000 US-Dollar, wobei die Finanzierungsspanne zwischen 16.000 und 92.000 US-Dollar liegt, wobei die höheren Finanzierungsniveaus ein größeres Studententeam unterstützen. Zusätzlich zu den mit der Bezahlung der Studenten verbundenen Kosten (Lohn-, indirekte und Verwaltungskosten) gibt es auch andere Kosten und Überlegungen, die mit der Ausbildung und Überwachung der Studenten und der Leitung des Teams verbunden sind, wie nachstehend beschrieben.

Vor der Einstellung von Studenten ist es wichtig, dedizierte Büroräume, Computer, Computersoftware, Telefone und Zubehör zu planen, die die Studententeams benötigen. Es sollte erwogen werden, wo studentische Interviewer arbeiten, damit die Durchführung von Interviews die Arbeit anderer Gesundheitsämter nicht stört oder durch sie gestört wird. Wenn Schülerinterviewer in einem gemeinsamen Raum zusammenarbeiten, kann dies den Austausch von Ideen, die Betreuung der Schüler und den Aufbau einer Teamatmosphäre erleichtern. Um die Schüler zu motivieren, arbeiten die Zentren proaktiv mit Mitarbeitern der Personalabteilung (oder einer ähnlichen Abteilung) zusammen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen und Anforderungen erfüllt sind, bevor die Schüler ihre Arbeit aufnehmen.

Es ist auch wichtig, die Anforderungen an die Betreuung der Studierenden zu bestimmen und wie diese Betreuung durchgeführt wird. In einigen Zentren muss beispielsweise ein Mitarbeiter des Gesundheitsministeriums vor Ort sein, damit die Schüler am Wochenende oder in den Abendstunden arbeiten können. Wie in der Modellpraxis „Erstes Interview mit Fallpatienten“ (Cdc-pdf) [PDF - 10 Seiten] beschrieben, sollten Versuche, Fallpatienten zu interviewen, zu unterschiedlichen Tageszeiten unternommen werden, wobei mindestens ein Versuch während der Abend- oder Wochenendstunden erforderlich ist, um die Situation zu verbessern die Chance, sie zu erreichen. Daher ist es wichtig zu diskutieren, wie Planung und Überwachung innerhalb des Gesundheitsamtes koordiniert werden. Wenn Sie dies festlegen, bevor die Schüler mit der Arbeit beginnen, können die Teams nach der Einstellung der Schüler schneller einsatzbereit sein.

Verschiedene Wege können genutzt werden, um potenzielle Teilnehmer des Studententeams zu identifizieren. Die Einbeziehung akademischer Partner ist jedoch eine Schlüsselkomponente bei der Rekrutierung. Die FoodCORE-Zentren haben Absolventen und Studenten der öffentlichen Gesundheit und Krankenpflege, Medizinstudenten und Studenten aus anderen Disziplinen wie Infektionskrankheiten oder Mikrobiologie sowie einige Doktoranden rekrutiert. Studenten wurden erfolgreich rekrutiert durch:

  • Kurse oder Seminare an nahe gelegenen Universitäten oder Hochschulen (z. B. Gastvorträge, zusätzliche Fakultäten usw.)
  • Kontakte (z. B. Fakultätsmitglieder und Berater) an nahe gelegenen Universitäten oder Hochschulen
  • Studentenvereinigungen
  • Listservs und Career Center-Websites, auf denen Möglichkeiten angekündigt werden
  • Orientierungsveranstaltungen und Karrieretage des Master of Public Health (MPH) -Programms
  • Studenten, die sich proaktiv an das Gesundheitsamt wenden und sich nach verfügbaren Möglichkeiten erkundigen

Die Rekrutierung ist ein wiederkehrender oder fortlaufender Prozess, wenn die Studierenden ihr Studium abschließen. Im Idealfall können die Studierenden während ihres Studiums mindestens ein ganzes Jahr lang teilnehmen. Die Zentren haben an verschiedenen Stellen ihres Studiums Studenten eingestellt, was von Vorteil sein kann. Beispielsweise können MPH-Studenten im ersten Jahr die Möglichkeit haben, länger als ein Jahr Teil des Teams zu sein. Um die Kontinuität zu gewährleisten, haben es die FoodCORE-Zentren als vorteilhaft empfunden, wenn sich neue Schüler nach Möglichkeit mit erfahreneren Schülern überschneiden.

Der Implementierungsprozess für Teams variiert zwischen den FoodCORE-Zentren, insbesondere zwischen zentralisierten und dezentralisierten Gerichtsbarkeiten. In dezentralen Gerichtsbarkeiten müssen die staatlichen Gesundheitsämter eng mit den örtlichen Gesundheitsämtern (LHDs) zusammenarbeiten, um zu bestimmen, wie die Schüler in den Workflow einbezogen werden. Als in dezentralen Staaten zentrale Studententeams eingerichtet wurden, informierten die staatlichen Gesundheitsämter ihre LHD-Partner zunächst über die Verfügbarkeit von studentischen Interviewern, um die Interviewkapazität zu ergänzen. Anschließend arbeiteten die staatlichen Gesundheitsämter und LHDs zusammen, um einvernehmliche Verfahren für die Zuweisung von Interviews an Studenten und den Austausch von Interviewdaten und -ergebnissen zwischen dem zentralen Team und den örtlichen Beamten zu entwickeln.

In einigen FoodCORE-Zentren führte dies zur Entwicklung mehrerer Optionen für den Workflow und den Datenaustausch, aus denen LHDs auswählen konnten. Einige LHDs haben sich dafür entschieden, dass alle identifizierten Fälle automatisch von einem zentralen Studententeam befragt werden und die Daten dem LHD nach Abschluss eines Interviews zur Verfügung gestellt werden.Andere haben sich dafür entschieden, die anfängliche Interviewverantwortung beizubehalten und die Erlaubnis für Interviews durch das zentrale Studententeam von Fall zu Fall zu erteilen.

FoodCORE-Zentren stellten fest, dass es oft Monate dauerte, LHDs für die Verwendung eines neuen Studententeams an Bord zu bringen. Es kann sehr hilfreich sein, mit der Einbeziehung von LHD-Partnern zu beginnen, noch bevor Mitglieder des Schülerteams eingestellt werden. Viele FoodCORE-Zentren begannen mit nur einem oder zwei teilnehmenden LHDs. Durch fortgesetzte Diplomatie und Öffentlichkeitsarbeit und als die teilnehmenden LHDs ihre positiven Erfahrungen teilten, begannen zusätzliche LHDs, sich mit dem Staat auseinanderzusetzen und das Studenteninterview-Team zu nutzen. Ein starker Feedback-Mechanismus ist erforderlich, damit staatliche und lokale Partner problemlos mit dem Schülerteam besprechen können, was gut funktioniert, und die Möglichkeit haben, Verfahrensänderungen vorzunehmen, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Ausbildung

Schulungen sind unerlässlich, um ein Schülerteam aufzubauen, das qualitativ hochwertige, konsistente Interviews führt. Die Schulung sollte Informationen über durch Lebensmittel übertragene Krankheiten, Überwachung und Reaktion auf Ausbrüche umfassen. Viele Schulungsmaterialien wurden bereits entwickelt. FoodCORE bietet eine Liste der verfügbaren Schulungen und anderen Ressourcen (Anhang C) Cdc-pdf [PDF - 1 Seite] von FoodCORE-Zentren. Zusätzlich zu den Schulungen für technische Fähigkeiten sollten die Schüler in den spezifischen Zuständigkeitsstrukturen, -prozessen und -protokollen geschult werden. Dies sollte Details zu den Systemen enthalten, mit denen Fälle für Interviews identifiziert werden, sowie Informationen darüber, wo Informationen aus Interviews eingereicht oder gespeichert werden sollten. Dieser Aspekt der Schulung sollte alle Systeme, Ressourcen und Kontakte abdecken, die die Schüler beim Ausfüllen von Interviews verstehen und verwenden müssen. Darüber hinaus sollten die Schüler geschult werden, alle Standardarbeitsanweisungen des Gesundheitsamtes zu befolgen, insbesondere diejenigen, die sich mit Daten und der Vertraulichkeit von Patienten befassen.

Die Schulung sollte Interviewtechniken und alle geltenden Datenschutzregeln sowie die Interviewlogistik abdecken, einschließlich:

  • Das Protokoll für die Nachverfolgung, wenn ein Fallpatient nicht verfügbar ist, einschließlich der Frage, ob eine Voicemail oder eine andere Nachricht für einen Fallpatienten hinterlassen werden soll oder nicht, und wenn ja, was die Nachricht abdecken soll, einschließlich Kontaktinformationen für Rückrufe
  • Welche Lehrmaterialien stehen zur Verfügung, um Fallpatienten an Fallpatienten weiterzuleiten oder an sie zu senden?
  • Was ein studentischer Interviewer tun sollte, wenn er einen Fallpatienten interviewt, der von der Arbeit oder der Tagesbetreuung ausgeschlossen werden sollte
  • Was sollte ein studentischer Interviewer tun, wenn ein Fallpatient nicht über seine Diagnose informiert wurde, bevor er für das Interview kontaktiert wurde?

Die Mitarbeiter des Gesundheitsministeriums sollten sicherstellen, dass die Schüler bei der Durchführung von Arbeiten im Bereich der öffentlichen Gesundheit auch ihr Wissen über die Krankheiten und epidemiologischen Methoden, für die ihre Arbeit gilt, vertiefen.

Die Schulungsformate variieren je nach Zentrum und je nach Anzahl der zu schulenden Schüler. FoodCORE-Zentren haben es als vorteilhaft empfunden, ein schriftliches Schulungshandbuch für Schüler zu entwickeln, damit die Schüler eine leicht zugängliche Referenz haben. Diese Handbücher sind am effektivsten, wenn sie regelmäßig aktualisiert werden, um das Feedback erfahrener Schüler und etwaige Verfahren oder Richtlinienänderungen zu berücksichtigen. Das Einholen und Einbeziehen von Schülerfeedback hilft dabei, das Schulungshandbuch so anzupassen, dass bestimmte Fragen beantwortet werden, die eingehende Schüler wahrscheinlich zu ihren Rollen, Verantwortlichkeiten und dem Workflow haben. Im Idealfall überschneiden sich neue Schüler mit erfahrenen Schülern, sodass die erfahreneren Schüler helfen können, die neuen Schüler auszubilden und zu betreuen.

Einige FoodCORE-Zentren haben auch die Beschattung bestehender Interviewer (erfahrenere Studenten oder Mitarbeiter) sowie die direkte Beobachtung und Rückmeldung neuer Interviewer berücksichtigt, wenn diese geübt werden. In einigen Zentren führen neue Interviewer auch Praxisinterviews durch, bevor sie Interviews mit Patienten durchführen. Diese Art von praktischen Schulungen kann dazu beitragen, das Lernen zu festigen, zusätzliche Möglichkeiten zur Beantwortung von Fragen zu bieten und Feedback von Schülern einzuholen.

Wartungsstrategien

Sobald ein Interviewteam eingerichtet ist und die Schüler geschult und bereit sind, uneingeschränkt teilzunehmen, umfassen die laufenden Wartungs- und Managementaktivitäten:

Auswertung

Die regelmäßige Bewertung der Schüler und des Managements des Teams erleichtert die Prozessverbesserung und den zukünftigen Erfolg. Die Bewertung sollte die Bereitstellung von individuellem Feedback für die Schüler und das Einholen von Feedback von den Schülern umfassen. Die Häufigkeit der Bewertung der Schüler und die Einholung von Rückmeldungen variiert je nach Zentrum und Dauer der Teilnahme eines Schülers, sollte jedoch mindestens so häufig durchgeführt werden, wie Umsatz erzielt wird. Im Idealfall können die Schüler im Rahmen ihrer Routinetätigkeiten kontinuierlich Feedback geben und erhalten.

Die Zentren verwenden formelle und informelle Bewertungsprozesse, die von täglichen Diskussionen bis zu formelleren Bewertungsübungen wie Exit-Interviews reichen. Ihre Bewertungstechniken umfassen quantitative und qualitative Komponenten zur Überwachung und Verbesserung der Effizienz und Qualität der Arbeit der Schüler. Das Feedback der Schüler wird verwendet, um Änderungen für Schulungen und tägliche Aktivitäten zu steuern, die den Workflow und die Schülererfahrung verbessern können.

In einigen Zentren umfassten formellere Bewertungen die Verwendung von Vor- und Nachprüfungen bei der Ausbildung von Studenten. Einige Zentren haben auch Informationen für einzelne Studierende erfasst, z. B. die Anzahl der im Laufe der Zeit durchgeführten Interviews, die Vollständigkeit der Interviews und die Anzahl der verschiedenen Untersuchungen, an denen sie teilgenommen haben. Diese Daten können während einer formellen Überprüfung mit den Schülern geteilt werden.

Viele der Zentren fanden es auch vorteilhaft, Informationen über ihre Schülerteams im Laufe der Zeit zu verfolgen, einschließlich der Anzahl der teilnehmenden Schüler und der Positionen oder Möglichkeiten, die Schüler beim Verlassen des Teams einnehmen.

Eine kurze Beschreibung der Erfolge der FoodCORE-Studententeams finden Sie unter „FoodCORE + U: U-Universitätspartnerschaften im Kern von FoodCORE“.